Tippek és trükkök a hatékony időbeosztáshoz
A befektetett erőfeszítések többszörösen megtérülnek, hiszen egy jól kezelt időbeosztás hatékony munkavégzéshez, több szabadidőhöz és ezzel kevesebb stresszhez vezet. A következőkben olyan gyakori hibákról olvashatsz, amelyek meggátolnak abban, hogy megfelelően oszd be idődet, ellehetetlenítve ezzel a hatékony munkavégzést és előrehaladást.
Nincs feladatlistád
Veled is megesett már, hogy úgy érezted, elfeledkeztél valami fontosról? Mindenki járt már így, aki nem használ listát legfontosabb teendői nyomon követésére. Persze egy lista mit sem ér, ha nem használja hatékonyan az ember.
Egy ilyen lista hatékonysága a feladatok fontossági sorrendbe rendezésében rejlik. Sokan egy A-F tartományú rendszerezést használnak, amiben az A jelöli a legfontosabb, a B-C-D-F pedig a kevésbé fontosabb feladatokat. Persze bármilyen tetszés szerinti tartomány használható, akár számos rangsorolással is.
Egy-egy nagyobb projekt esetén előfordulhat, hogy túl sok ilyen listaelem gyűlik össze, amik önmagukban nem mondanak semmit. Ezeket ajánlatos kisebb alfeladatokra szétosztani, hasonlóképpen, mint a rövidebb listákat, afféle „lista a listában” módszerrel. Ez sokkal átláthatóbbá és rendszerezettebbé teszi a hosszú felsorolásokat.
Nem tűzöl ki személyes célokat
Tudod, hogy hol szeretnél lenni fél év, egy év, vagy több év múlva? Ha nincsenek céljaid, akkor nem tudhatod, hogy jó irányba haladsz-e. A személyes célok kitűzése különösen fontos az időd hatékony beosztásához, mert a célok segítenek irányt mutatni az előtted álló úton. Ha pedig tudod, hogy merre kell menned, akkor sokkal könnyebb lesz sorba rendezned a prioritásaidat és kihasználni az idődet illetve erőforrásaidat a célok elérése érdekében. A célok segítenek eldönteni, hogy mire éri meg időt fordítani, és mikre nem.
Nem kezeled a zavaró tényezőket
Sokan képesek akár napi két órát is elveszíteni a figyelemelterelő tényezők miatt. Ez a két óra (vagy akár egy) rengeteg hasznos dologra lenne jó! Akár egy emailről van szó, akár egy kolléga ront be SOS feladatokkal, vagy egy ügyfél telefonál valami miatt, az efféle tényezők mind csak elvonják a figyelmedet a fő feladatokról, és megtörik azt a természetes lendületet, amibe egy idő után belejön az ember munka közben.
Ha szeretnéd saját kezedbe venni napod irányítását, akkor fontos tudni, hogy hogyan minimalizálhatod az ilyen zavaró tényezőket és hogy hogyan kezeld hatékonyan a félbeszakításokat. Például jelentkezz ki, vagy némítsd le (rezgés nélkül) a chat alkalmazásaidat, amikor koncentrálnod kell valamire, és tudasd tapintatosan a többiekkel, hogy ne keressenek olyan sűrűn.
Halogatsz
A halogatás, vagy prokrasztináció akkor történik, amikor egy fontosabb, sürgősebb feladat helyett egy kevésbé fontossal foglalkozol. A halogatás súlyát persze mindenki érzi – félsz belekezdeni a fontosabb feladatba, de bűntudatot is érzel, amiért nem csinálod még mindig. Azonban csak egyre kevesebb és kevesebb időd marad a feladat befejezésére, és ilyenkor általában vagy kifutsz az időből vagy összecsapsz mindent az utolsó pillanatban.
A halogatás leküzdésére több stratégiát is kipróbálhatsz. Például ígérd meg magadnak, hogy csak 10 percet foglalkozol egy projekttel. Sok halogatásra hajlamos ember egyszerűen nem tudja abbahagyni a munkát, miután belekezdett, mert úgy érzi, hogy egyszerre kell végigcsinálnia azt. Ez a saját magaddal szemben felállított elvárás idegessé tehet. Ehelyett szánj csupán 10-15 percet az egész megkezdésére – onnantól minden könnyebb lesz!